スマホで申告可能な「eNEN」を活用し、派遣2名分の経費削減を実現!

貴校の概要・特色などをお聞かせください

群馬大学は、伝統を活かし、地域と共に、知的な創造を通じて世界の最先端へとチャレンジし、21世紀を切り拓いて行く大学を目指しています。
実例として、完全自律型自動運転技術を用いた新たな交通システムの研究の推進を図るため設置した次世代モビリティ社会実装研究センターでは、地域の企業や自治体との協力関係をもとに地域社会が抱える課題解決への貢献に積極的に取り組んでいきます。

このように、群馬大学の持つリソースを結集させ、強みを活かした大学の機能強化を推進し、知的創造を基盤とした優れた教育・研究・診療・社会貢献の諸活動を展開し、地域に根ざし、世界に通用する大学づくりを進めています。

「eNEN」の導入の経緯についてお聞かせください

【導入前の運用】

これまでは本学で申告書の印刷、配布、問い合わせ対応、未提出者への督促、回収を行い、回収後に担当係で申告内容、添付書類のチェックを2回行っていました。また、内容に不備があれば本人に電話での確認、書類の返送等を行っていました。
その後、委託業者へ申告書類を渡し、最終チェック及びデータに起こし業務を依頼していました。
委託業者へ申告書類を渡すまでのチェック・管理番号発番、ファイリング等は期間も短く大変な作業でした。

【システム検討の経緯】

2018年度は法改正による配偶者控除の取り扱いの変更、申告用紙が1枚増えること、申告者への説明が大変になるとの認識はありましたので、システム化を考えていました。
2018年6月頃に貴社からメルマガで年末調整システムのセミナーの案内が届いたことで興味を持ち、システム導入を検討する事にしました。

Webで申告できるシステムを3社選定し、価格や画面・使い易さなどを検討した結果、「eNEN」を導入する事に決定しました。

PCの無い職員もいるのでスマホで申告できるのも大きなポイントでした。

実際に導入・運用・利用されていかがでしたでしょうか

【申告書ベースの運用との業務量の比較】

これまでは委託業者への確認依頼のため、申告書の締め切りが10月下旬であったため、現場から締め切りが早いとの意見がたくさんありました。

システム導入後は、申告書の印刷や配布、提出済みの扶養控除申告書を申告者全員に返却する必要が無かったこと、また、システムへの事前登録データ準備も以前に比べ短期間の作業で済みました。その結果、締め切りを11月中旬まで伸ばすことができ、今年は締め切りに関する意見はほとんどありませんでした。

申告者本人は初めてのシステムのため多少戸惑いもありましたが、紙とは違い申告内容を画面の上から下へスクロールして確認するので分かり易かったと思います。

紙の申告書の場合、法改正による配偶者控除の取り扱いや新たに増えた申告書に関する問い合わせが多かったと思いますが、今回は申告内容に関する問い合わせは減ったのではないかと感じています。

また、今後法改正があった場合でも、システムが対応してくれるという安心感があります。

従来、年末調整に関わる人員は派遣人員2名含む6名体制でしたが、今回派遣人員の手配は不要でしたので、派遣費用が削減できました。

今後「eNEN」に期待される事は何でしょうか

保険料控除申告で保険会社名や申告保険料等を初回入力しておけば、そのデータが次年度以降引き継がれるので、次年度以降は更に楽になると思います。

また、申告者からの問い合わせもかなり減っていくものと期待します。

フリーメッセージ欄やシステム画面内の一部の表示文言の見直しなど、いくつか要望事項は提示していますので、より良いシステムにしていただく事を期待しています。

取材:2019年2月