アルバイトや休職中のスタッフも使いやすい「eNEN」で、社員ほぼ全員が紙から卒業

~直感操作で導入初年度にも関わらず残業半減 &原本の回収率100%を実現~

全国32箇所でブライダル事業を手がけ、従業員1,000名以上に加え、夏休みだけ働く学生アルバイトも多く、例年年末調整の際は非常に業務負荷が高かったという株式会社エスクリ。
今回は、同社人事部の佐々木誉士様、津川永璃子様に「eNEN」導入の経緯と、その効果について伺いました。

■「直感的に操作できそうだな」という第一印象

「eNEN」導入前の課題について教えてください。

津川様:元々年末調整を外部委託していたのですが、記載方法の説明文書を見ても文字ばかり並んでいて何度も書類を読み直してやっと理解できる、という従業員が少なくありませんでした。そのため多くの社員にとって使いやすいシステムを導入することにしました。

また、勤怠締めが末締め、5営業日ほどで給与計算を完結させるスケジュールですので、月初の1~2営業日に外部委託先から年末調整データが到着して、それを社内で加工するという流れになるため、月初の業務量が膨大になるという問題もありました。

どのようにして「eNEN」を知りましたか?

津川様:「eNEN」について知ったのは2020年9月頃。eNENを導入している他の企業から紹介していただいたことがきっかけです。
「eNEN」の画面を共有いただいたとき、まず印象的だったのはその見やすさです。筆やクリックのマークなどが表示されており直感的に操作できます。「誰にとっても分かりやすいツールだな」と感じました。

■外部委託から一転して不安な自社での対応も、「eNEN」で無事に社内完結し、余裕も生まれるほどに。

実際に「eNEN」を使ってみていかがでしたか。

津川様:今回は外部委託をせず初めて社内で行うため不安でしたが、無事に社内で全ての業務を完結できました。
外部委託をしていたときは、社員にまず証明書の写真を撮ってアップロードしてもらい、その後原本の提出を依頼するという流れでした。しかしどうしてもその間に退職してしまうアルバイトの方がいたり、結局提出しなかったりする社員がおりまして、催促の連絡がかなり大変でした。「eNEN」は写真のアップロードではなく(*1)原本送付が必要になるため、導入前は「全回収できるのかな」という不安がありました。
*1)一問一答のウィザード方式は写真のアップロードに対応しました。

ところが、いざ導入してみると楽に全員分回収できたことに驚きました。誰が未申告なのか画面を開けば一目で分かるため、該当する社員だけに絞り一斉で催促メールを送信するのも簡単にできました。以前は一人一人電話しなくてはなりませんでしたし、委託先から未提出の連絡を受けてから社員に電話をかけていたため、時間差が生まれていました。今回はそういうこともなく、工数や手間がかなり削減されました。

■年末調整の実務量が減ったことにより、人事戦略に関わる業務に注力できるようになった。

津川様: 月初に集中していた業務も分散させることができ、逆に月はじめをゆったり待ち望んでいたほどです。例年45時間ほどだった残業時間も結局その半分以下に。「本当に年末調整をやったのかな?」という気持ちになるほどでした。
さらによかったのは、年末調整が楽になった分、重要な仕事に時間を割けるようになったことです。
人事部の実務担当は私含め3名おりまして、加えて佐々木マネージャーともう1名の管理職が最終的に二次、三次チェックをするというのが例年のフローでした。
しかし、「eNEN」導入後は実務担当3名でチェックを含めほとんどの業務を終えることができました。1円でも間違ってはならない住宅借入金の確認や、データを遡るような大掛かりな業務は上司を頼りましたが、それでも実質3.5名分の労力で年末調整作業を完了できました。

導入初年度にも関わらず大きく効果が出たのですね。

佐々木様:部全体として見ても、年末調整に要する時間が最小限で済んだことで、人事部として新しい改善業務を進める仕事に時間をかけられたという実感があります。昔のように5人全員で保険料の金額確認をしていたら、そうした業務を取りこぼしていたかもしれません。

■スマホで申告でき、学生アルバイトや休職中のスタッフにも好評

社員の方からの反応はいかがでしたでしょうか。

津川様:社員ほぼ全員が、紙から卒業しました。最近はパソコンのあるご家庭も少ないため、スマホで入力する社員が多数でした。保険料の申告書類を会社に持ってくるのを忘れた従業員から、「帰宅してスマホで入力したいから、URLを教えてほしい」と言われることもありました。これまでは「紙での申告がいい」という人もいたのですが、「eNEN」に変えてからはそのような声は無くなりました。年末調整に慣れていないアルバイトの学生スタッフにとっても、休職中の社員にとっても、分かりやすいツールだったのだろうなと思います。

ただ、「申告内容を修正するため、人事に差し戻しの連絡をするのが面倒」「去年は写真をアップするだけでよかったので、保険料の入力の仕方が分からない」という問い合わせを受けることもありました。とはいえ差し戻しもそれほど手間ではないですし、今年からスマホで撮った写真をアップできるようになるということでしたので、今後に期待しております。(*1)
*1)一問一答のウィザード方式は写真のアップロードに対応しました。

佐々木様:外部委託でもログイン方法や申告方法についての問い合わせが相当ありましたが、今回は問い合わせがとても少ない印象でした。社員の皆さんにとって使いやすい、わかりやすいシステムだったのだと思います。

株式会社エスクリ 人事部 左:佐々木様 右:津川様

■アルバイト雇用の多いサービス業で、規模の大きい企業には特にお勧め

「eNEN」を使ってみて、どういう企業に向いていると思いましたか?

津川様:弊社のようなアルバイト雇用の多いサービス業で、規模の大きい企業には特にお勧めです。スマホで入力できますし、必要なところが図示されていてわかりやすいので、10~20代のスタッフも簡単に申告可能ですから。小規模でも全て紙で年末調整を行っているところは、絶対「eNEN」を導入した方がよいと思います。

佐々木様:ユーザーとしても、人事としてもとても使いやすいシステムでしたので、年末調整業務のWEB化・効率化を検討されている企業には安心しておすすめできます。また、近頃は様々な人事給与関連システムがリリースされておりますが、勤怠も給与計算も年末調整も一体になっていて、年末調整機能だけ使うということができないシステムが多く見受けられます。「eNEN」にはそのようなことがありませんので、コストも抑えられます。

導入事例の取材を通して
今回はシェアードサービスへの外部委託から、自社内への業務取り込みという事例で、年末調整業務の負荷がかえって増えるのではないかというご懸念もお持ちだったかと思いますが、むしろ機動的に従業員の皆様への告知などを行うことで、業務負荷だけでなく心理的な負荷も軽減することができたと伺い、ホッとしています。次回の年末調整の際は、必要書類の画像アップロード機能も備えた新生「eNEN」で、さらなる効率化のお手伝いができればと思います。そしてこれからもご期待に応えられるよう機能改善に努めてまいります。
お忙しい中取材にお答えいただきありがとうございました。


取材:2021年7月

株式会社エスクリについて

サービス内容
株式会社エスクリは、全国に32箇所の結婚式会場を運営しているブライダル企業。様々なブランドとのコラボ企画による顧客ニーズの創出や、多様な施設スタイルでの出店、大都市・駅チカでの出店といった独自の出店戦略を強みとしている。最近では、結婚式専用ライブ配信サービス「アニクリLive」を展開するなど、時代の流れに合わせた新たな取り組みを進めている。

人事部の取り組み
女性社員が7割ということもあり、女性活躍に力を入れている。法令よりも早め・長めに産休や育休を取得できる制度など働く環境の整備に努めており、「準なでしこ銘柄」や「くるみん」の認定取得もその成果である。

ご興味のある方はぜひHPをご覧ください。
 エスクリHP:https://www.escrit.jp/
 採用情報:https://recruit.escrit.jp/

社名 株式会社エスクリ
業種 ブライダル
従業員数 1,068名(2021年3月31日現在、グループ全体)
所在地 〒105-0003
東京都港区西新橋2-14-1 興和西新橋ビルB棟
URL https://www.escrit.jp/